Τις περισσότερες φορές η εργάσιμη μέρα μας αρχίζει νωρίς το πρωί και τελειώνει αργά το απόγευμα ή και το βράδυ. Η δουλειά, μας απορροφά σχεδόν όλες τις χρήσιμες ώρες της ημέρας αφήνοντας μας εξαντλημένους και χωρίς καθόλου προσωπικό χρόνο. Και για ένα περίεργο λόγο η δουλειά μονίμως αντί να μειώνεται αυξάνεται, απαιτώντας όλο και περισσότερο χρόνο από εμάς και δημιουργώντας μας άγχος και κακή διάθεση. Γιατί αλήθεια συμβαίνει αυτό;
Το μυστικό είναι στην οργάνωση! Λόγω της υπερβολικής πίεσης και των αρκετά μεγάλων απαιτήσεων που έχουμε να καλύψουμε δεν αφιερώνουμε καθόλου χρόνο για να οργανώσουμε τα διάφορα πράγματα που έχουμε να κάνουμε και που μας πιέζουν.
Πως οργανωνόμαστε λοιπόν;
Το πρώτο βήμα για τη σωστή οργάνωση είναι η ιεράρχηση των καθηκόντων και των εργασιών που έχουμε να φέρουμε εις πέρας. Ιεραρχείστε τις προτεραιότητες σας σύμφωνα με τη σημασία και τα χρονικά πλαίσια που έχετε στη διάθεση σας για να φέρετε εις πέρας την κάθε δουλειά. Οι πιο παραδοσιακοί μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα αναφέρετε ξεκάθαρα μέχρι πότε θα πρέπει να ολοκληρωθεί το κάθε τι. Οι πιο μοντέρνοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το κομπιούτερ τους καταχωρώντας υπενθυμίσεις και προθεσμίες σημασίας. Το ιδανικό θα ήταν να καταρτίζατε ένα ημερήσιο πρόγραμμα το οποίο θα πρέπει να τηρείτε για να αποφεύγονται έτσι οι καθυστερήσεις και τα προβλήματα.
Μα που σπαταλάτε το χρόνο σας; Αναρωτηθήκατε ποτέ; Για να μάθετε μπορείτε για ένα διάστημα μερικών ημερών να καταγράφετε τι κάνετε ανά ώρα. Έτσι θα καταλάβετε ποιοι είναι οι ‘ χρόνο-κλέφτες’ μέσα στη μέρα σας και θα τους αποφεύγετε. Άκοπα τηλεφωνήματα σας αποσυντονίζουν. Άτομα που περιφέρονται στο γραφείο σας χωρίς ιδιαίτερο λόγο πάλι σας στερούν πολύτιμο χρόνο, τον οποίο θα πρέπει να τον αντικαταστήσετε με επιπλέον ώρες δουλειάς. Πως αντιμετωπίζουμε τηλεφωνήματα και επισκέψεις την ώρα που πραγματικά πνιγόμαστε στη δουλειά;
Εάν κάνετε κάτι που απαιτεί συγκέντρωση και δεν μπορείτε να διακόπτετε συνεχώς για το τηλέφωνο πολύ απλά , χαμηλώστε την ένταση του τηλεφώνου σας και μην απαντάτε μέχρι να ολοκληρώσετε αυτό που κάνετε. Εάν υπάρχει δυνατότητα , μεταφέρετε την γραμμή σας σε κάποιο συνάδελφο ή στην γραμματέα της υπηρεσίας σας για να λαμβάνει τα μηνύματα σας και να ενημερώνει ότι είστε απασχολημένοι. Οι επισκέπτες επίσης αντιμετωπίζονται! Εάν κάθονται μπροστά σας και δεν λένε να φύγουν μπορείτε να σηκωθείτε ευγενικά και να σταθείτε όρθιοι ή να προχωρήσετε προς το μέρος τους ισχυριζόμενοι ότι πρέπει να φύγετε γιατί έχετε κάποιο ραντεβού. Επίσης μπορείτε να τους πείτε να περάσουν κάποια άλλη στιγμή μιας και το πρόγραμμα σας είναι αρκετά πιεσμένο.
Εάν δείτε πως οι απαιτήσεις τις δουλειάς έχουν γίνει υπερβολικές μη διατάσετε να ζητήσετε για ένα επιπλέον άτομο στο τμήμα σας. Όποιος κάνει πολλά πράγματα ταυτοχρόνως στο τέλος κάποιο από όλα θα το κάνει λάθος όσες ώρες και αν αφιερώσει. Με ένα μυαλό , πόσα μπορείτε να προλάβετε;
Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Μάθετε όλες τις δυνατότητες του κομπιούτερ ή του κινητού σας. Χρησιμοποιήστε το email σας και αποφύγετε τις εκτυπώσεις και την γραφειοκρατία που και χρόνο σας σπαταλούν αλλά αποτελούν και ένα επιπλέον λειτουργικό κόστος για την εταιρεία.
Μην σπαταλάτε το χρόνο σας σε άγχη και φοβίες. Αντί να αγχώνεστε προσπαθήστε να βρείτε λύση για όλα αυτά που σας απασχολούν και σας αγχώνουν. Με το άγχος δεν προχωράτε με τη δουλειά. Απλά χαλάτε την υγεία σας και αυξάνετε τις ώρες που πρέπει να δουλέψετε!
Τέλος , το πρόγραμμα που θα οργανώσετε θα πρέπει να είναι μέσα στα πλαίσια της λογικής και εφικτό. Υπολογίστε τον χρόνο για κάθε δουλειά και κατανείμετε τις δουλειές ισάξια και αντικειμενικά μέσα στην εβδομάδα.
Να είστε σίγουροι πως οργανώνοντας τη δουλειά σας και πιο αποτελεσματικοί θα γίνετε αλλά και πιο παραγωγικοί κερδίζοντας επιτέλους ελεύθερο χρόνο για να ασχοληθείτε με όλα αυτά που σας ξεκουράζουν και σας κάνουν να νιώθετε όμορφα.
Το μυστικό είναι στην οργάνωση! Λόγω της υπερβολικής πίεσης και των αρκετά μεγάλων απαιτήσεων που έχουμε να καλύψουμε δεν αφιερώνουμε καθόλου χρόνο για να οργανώσουμε τα διάφορα πράγματα που έχουμε να κάνουμε και που μας πιέζουν.
Πως οργανωνόμαστε λοιπόν;
Το πρώτο βήμα για τη σωστή οργάνωση είναι η ιεράρχηση των καθηκόντων και των εργασιών που έχουμε να φέρουμε εις πέρας. Ιεραρχείστε τις προτεραιότητες σας σύμφωνα με τη σημασία και τα χρονικά πλαίσια που έχετε στη διάθεση σας για να φέρετε εις πέρας την κάθε δουλειά. Οι πιο παραδοσιακοί μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα αναφέρετε ξεκάθαρα μέχρι πότε θα πρέπει να ολοκληρωθεί το κάθε τι. Οι πιο μοντέρνοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το κομπιούτερ τους καταχωρώντας υπενθυμίσεις και προθεσμίες σημασίας. Το ιδανικό θα ήταν να καταρτίζατε ένα ημερήσιο πρόγραμμα το οποίο θα πρέπει να τηρείτε για να αποφεύγονται έτσι οι καθυστερήσεις και τα προβλήματα.
Μα που σπαταλάτε το χρόνο σας; Αναρωτηθήκατε ποτέ; Για να μάθετε μπορείτε για ένα διάστημα μερικών ημερών να καταγράφετε τι κάνετε ανά ώρα. Έτσι θα καταλάβετε ποιοι είναι οι ‘ χρόνο-κλέφτες’ μέσα στη μέρα σας και θα τους αποφεύγετε. Άκοπα τηλεφωνήματα σας αποσυντονίζουν. Άτομα που περιφέρονται στο γραφείο σας χωρίς ιδιαίτερο λόγο πάλι σας στερούν πολύτιμο χρόνο, τον οποίο θα πρέπει να τον αντικαταστήσετε με επιπλέον ώρες δουλειάς. Πως αντιμετωπίζουμε τηλεφωνήματα και επισκέψεις την ώρα που πραγματικά πνιγόμαστε στη δουλειά;
Εάν κάνετε κάτι που απαιτεί συγκέντρωση και δεν μπορείτε να διακόπτετε συνεχώς για το τηλέφωνο πολύ απλά , χαμηλώστε την ένταση του τηλεφώνου σας και μην απαντάτε μέχρι να ολοκληρώσετε αυτό που κάνετε. Εάν υπάρχει δυνατότητα , μεταφέρετε την γραμμή σας σε κάποιο συνάδελφο ή στην γραμματέα της υπηρεσίας σας για να λαμβάνει τα μηνύματα σας και να ενημερώνει ότι είστε απασχολημένοι. Οι επισκέπτες επίσης αντιμετωπίζονται! Εάν κάθονται μπροστά σας και δεν λένε να φύγουν μπορείτε να σηκωθείτε ευγενικά και να σταθείτε όρθιοι ή να προχωρήσετε προς το μέρος τους ισχυριζόμενοι ότι πρέπει να φύγετε γιατί έχετε κάποιο ραντεβού. Επίσης μπορείτε να τους πείτε να περάσουν κάποια άλλη στιγμή μιας και το πρόγραμμα σας είναι αρκετά πιεσμένο.
Εάν δείτε πως οι απαιτήσεις τις δουλειάς έχουν γίνει υπερβολικές μη διατάσετε να ζητήσετε για ένα επιπλέον άτομο στο τμήμα σας. Όποιος κάνει πολλά πράγματα ταυτοχρόνως στο τέλος κάποιο από όλα θα το κάνει λάθος όσες ώρες και αν αφιερώσει. Με ένα μυαλό , πόσα μπορείτε να προλάβετε;
Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Μάθετε όλες τις δυνατότητες του κομπιούτερ ή του κινητού σας. Χρησιμοποιήστε το email σας και αποφύγετε τις εκτυπώσεις και την γραφειοκρατία που και χρόνο σας σπαταλούν αλλά αποτελούν και ένα επιπλέον λειτουργικό κόστος για την εταιρεία.
Μην σπαταλάτε το χρόνο σας σε άγχη και φοβίες. Αντί να αγχώνεστε προσπαθήστε να βρείτε λύση για όλα αυτά που σας απασχολούν και σας αγχώνουν. Με το άγχος δεν προχωράτε με τη δουλειά. Απλά χαλάτε την υγεία σας και αυξάνετε τις ώρες που πρέπει να δουλέψετε!
Τέλος , το πρόγραμμα που θα οργανώσετε θα πρέπει να είναι μέσα στα πλαίσια της λογικής και εφικτό. Υπολογίστε τον χρόνο για κάθε δουλειά και κατανείμετε τις δουλειές ισάξια και αντικειμενικά μέσα στην εβδομάδα.
Να είστε σίγουροι πως οργανώνοντας τη δουλειά σας και πιο αποτελεσματικοί θα γίνετε αλλά και πιο παραγωγικοί κερδίζοντας επιτέλους ελεύθερο χρόνο για να ασχοληθείτε με όλα αυτά που σας ξεκουράζουν και σας κάνουν να νιώθετε όμορφα.
